Urgente: Asistente Administrativo de Café y Cacao (Suplencia)

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Área: Administración del Programa Café/Cacao

Objetivo del Puesto:

• Contribuir al desarrollo y a la efectiva comprensión e implementación de procesos y políticas administrativas de Solidaridad y lineamientos específicos de los donantes, siendo un personal clave para el correcto manejo de los recursos del programa en el que se desarrolla

FUNCIONES

Gestión Administrativa y Cumplimiento:

• Asegurar el cumplimiento y correcta aplicación de las políticas, normas y procedimientos institucionales y de los donantes.
• Garantizar la adecuada gestión y presentación de la documentación administrativa requerida para auditorías internas y externas.
• Apoyar en la elaboración, actualización y difusión de procesos y políticas administrativas de los programas.
• Asegurar la adecuada organización, actualización y resguardo de la documentación digital del programa.
• Encargada de la elaboración de las actas de transferencia de entrega de los insumos, bienes, entre otros, previa coordinación con el equipo del programa.
• Llevar el control (Kardex) actualizado de insumos, bienes, entre otros adquiridos y transferidos por el programa y reportarlo oportunamente a la oficina central.
• Organización digital en el shared drive administrativo, los convenios, acuerdos y otros documentos relacionados al Programa.
• Mantener comunicación oportuna con el área administrativa-financiera sobre temas relevantes de los programas.

Gestión de Adquisiciones y Contrataciones:

• Gestionar y dar seguimiento a los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, asegurando el cumplimiento de los lineamientos institucionales y de donantes.
• Verificar la disponibilidad presupuestal en coordinación con el área financiera.
• Gestionar la documentación contractual y dar seguimiento a su correcta ejecución.

Gestión financiera y control presupuestal:

• Controlar, dar seguimiento y monitorear la ejecución financiera y los gastos de los proyectos del Programa Café y Cacao.
• Gestionar la programación de pagos y dar seguimiento a su ejecución en coordinación con el área de tesorería.
• Verificar la consistencia de la información financiera y administrativa vinculada a los proyectos.

Gestión de activos y control de recursos:

• Supervisión y validación de la administración y mantenimiento de los bienes, servicios y equipos de procesamiento de datos (equipos de cómputo, impresora, proyector, tablets, vehículos, etc.).
• Supervisar el uso adecuado de equipos, vehículos y otros recursos asignados.
• Asegurar el cumplimiento de los lineamientos institucionales en la gestión de activos y recursos.

Mejora Continúa y control interno:

• Asegurar la trazabilidad de los procesos administrativos del programa.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos y proponer acciones correctivas.
• Velar por el cumplimiento de controles internos y lineamientos institucionales.

Y toda otra responsabilidad asignada por SOLIDARIDAD en consonancia con el cargo y los objetivos del programa.

PERFIL DEL PUESTO

Experiencia Laboral:

• Cuatro años de experiencia como asistente administrativo.
• Experiencia en procesos de contratación de servicios y/o consultorías.
• Experiencia en logística, cotización y organización de eventos.
• Experiencia con trato de productores del sector Café (deseable).
• Experiencia en relacionamiento con organizaciones e instituciones.
• Experiencia en Planificación, organización y priorización de exigencias y tareas concurrentes.
• Experiencia en el uso de aplicaciones informáticas de almacenamiento en línea (

• Experiencia en el manejo de Kardex (deseable)

Formación Académica, grado académico y/o nivel de estudios:

• Profesional Técnico o universitario en carreras de Administración, Contabilidad y/o afines.

Conocimientos para el puesto:

• Conocimiento intermedio del idioma inglés (no indispensable).
• Dominio de programas de Microsoft Office a nivel intermedio (

• Deseable trabajo con herramientas online de gestión de proyectos (

• Conocimiento en herramientas IA.

Habilidades y Competencias:

• Habilidades de comunicación asertiva (oral y escrita) para la comunicación en todos los niveles dentro y fuera de la organización.
• Habilidades para planificar, organizar y coordinar la ejecución de los fondos del proyecto.
• Atención al detalle en los procesos de gestión.
• Capacidad para generar consenso y trabajar eficazmente dentro de un equipo interdepartamental (internacional).
• Iniciativa para proponer mejoras en procesos, proactividad y actitud positiva
• Proactivo(a), organizado(a), flexible, concertador(a).
• Habilidad de trabajo en equipo multidisciplinario.
• Orientado al logro de objetivos.
• Excelente capacidad de redacción.

CONDICIONES LABORALES

Modalidad y Horario: Modalidad virtual, lunes a viernes de 8am a 5pm.