[ref. a84793501] Supervisor de Reservas y Alquiler de Auditorios y Espacios

Por encargo de la Oficina de Eventos y Viajes nos encontramos en búsqueda de un Supervisor de Reservas y Alquiler de Auditorios y Espacios, que cumpla con el siguiente perfil:

Misión: Gestionar la reserva, alquiler y programación de los auditorios y espacios gestionados por la Unidad, asegurando su disponibilidad, funcionalidad y óptimas condiciones para el desarrollo de eventos, reuniones y actividades institucionales; así como brindar un servicio de atención oportuna y de la calidad a los usuarios, coordinando los recursos técnicos, logísticos y humanos necesarios, a fin de asegurar el desarrollo de cada evento, en correspondencia a lo solicitado por el usuario y cumpliendo con las políticas y normas establecidas por la organización.

Funciones:

1. Gestionar las solicitudes de reserva y alquiler de los espacios (auditorios y salas), brindando información detallada a instituciones, empresas, unidades y asociaciones estudiantiles (costos, normas de uso, fechas, horarios, tarifas, formas de pago, servicios que incluye la reserva, entre otros); así como organizar y calendarizar las reservas evitando traslapes o conflictos de horarios, notificar a las áreas correspondientes sobre las actividades programadas, actualizar diariamente la programación de los auditorios, realizar modificaciones, anulaciones y bloqueos de fechas y horarios según la disponibilidad y requerimientos de los organizadores, manteniendo actualizados los archivos de Drive (calendario de eventos para el público).
2. Absolver consultas mediante atención directa, telefónica, vía mails y/o de acuerdo a las solicitudes de reserva, a fin de garantizar una atención eficiente y ordenada de los diferentes servicios del área.
3. Coordinar con el personal técnico y de logística la instalación e implementación de los servicios adicionales, ambientes, equipos, mobiliario, etc., que requieran los organizadores de acuerdo a la ficha técnica y/o mantenimiento de salas; así como programar ensayos, pruebas, reuniones con clientes o proveedores y otras actividades relacionadas, a fin de garantizar el desarrollo óptimo de los eventos y el cumplimiento de requerimientos de los organizadores.
4. Registrar y coordinar el ingreso de proveedores, organizadores, asistentes, invitados, ponentes y público en general, cuando el evento lo requiera; así como mantener actualizado el catálogo de montajes para las consultas de unidades y terceros, y con ello garantizar el control de accesos y optimizar la logística de los eventos.
5. Gestionar los ingresos de la recaudación por el alquiler de espacios para externos mediante el sistema interno de facturación, reembolsos, transferencias bancarias, así como tramitar y gestionar los documentos requeridos para unidades internas PUCP, y la modificación presupuestal de los cinco espacios (auditorios y salas), en coordinación con las Oficinas correspondientes para su validación, a fin de asegurar el flujo financiero, la sostenibilidad operativa y la adecuada asignación de recursos.
6. Elaborar informes y/o reportes económicos, reportes de uso, estadísticas de ocupación, consolidado de encuestas y reportes de incidencias de los cinco espacios (auditorios y salas), así como proponer mejoras en su gestión y uso, a fin de proporcionar información clave para la toma de decisiones estratégicas y optimizar la eficiencia del servicio.
7. Brindar información a los organizadores sobre los servicios adicionales disponibles, tales como retransmisión e interpretación simultánea; además, solicitar el envío de información clave, tales como el programa de actividades, lista de asistentes, organizadores y requerimientos técnicos, equipos, ambientes, y con ello garantizar el correcto desarrollo de los eventos según los criterios del solicitante y lo planificado por la Unidad.
8. Realizar las coordinaciones internas y externas que la Jefatura le encargue en relación a procesos de implementación de equipamiento, a fin de asegurar que la Unidad cuente con los recursos necesarios para la ejecución de las actividades programadas.
9. Realizar otras funciones afines o complementarias que le sean designadas por su superior inmediato.

Requisitos:

• Bachiller en Administración o afines.
• Contar con 2 años experiencia en organización de eventos académicos y gestión de proyectos.
• Conocimientos de Office (incluido Access) a nivel intermedio.
• Conocimientos de Project o similar a nivel intermedio.
• Conocimientos de gestión de espacios.
• Conocimiento de Inglés a nivel intermedio.